Pourquoi est-il indispensable de scanner à l’arrivée et à la sortie lors de nos évènements ?

Pourquoi scanner à l’arrivée et à la sortie est indispensable ?

Le scanning des participants à l’arrivée et au départ est une étape essentielle lors de nos événements. Cette procédure n’est pas simplement une formalité : elle garantit à la fois la sécurité des participants et une gestion équitable et efficace pour tous.

1. Sécurité : une priorité absolue

• Intervention rapide en cas d’urgence : En cas d’incident (incendie, évacuation, etc.), savoir précisément qui est présent permet aux services de secours de s’assurer qu’aucune personne n’a été laissée sur place.
• Respect des normes de sécurité : Les événements impliquent une gestion stricte des flux de personnes pour respecter les capacités des lieux et garantir une intervention efficace en cas de besoin.
• Responsabilité des organisateurs : En tant qu’organisateurs, nous avons l’obligation légale et morale d’assurer la sécurité de chaque participant. Le scanning systématique est un outil clé pour y parvenir.

2. Participants nécessitant une attestation ITAA

• Suivi automatisé des heures de présence : Pour les participants ayant besoin d’une attestation ITAA, le scanning est indispensable. Notre système enregistre automatiquement les heures de présence et transmet ces informations directement au site de l’ITAA.
• Impact du non-scanning : Si un participant ne scanne pas son badge à l’arrivée ou au départ, notre système informatique interprète cela comme une absence, entraînant un refus d’attestation auprès de l’ITAA.
• Conformité garantie : Le scanning évite toute erreur humaine ou omission, garantissant la conformité des données nécessaires pour valider vos obligations professionnelles.

3. Facturation des absences non signalées

• Mesure anti-abus : Les participants, tels que sponsors, partenaires ou invités exemptés de frais, qui confirment leur présence mais ne se présentent pas sans prévenir, sont automatiquement facturés au tarif non-membre, avec un supplément de 20 euros de frais de gestion (HTVA).
• Impact du non-scanning : Si un participant ne scanne pas son badge à l’arrivée ou au départ, notre système informatique interprète cela comme une absence, entraînant une facturation automatique.
• Coût des corrections manuelles : Les vérifications manuelles des listes pour éviter ces facturations sont chronophages, coûteuses et augmentent le risque d’erreurs.

4. Une organisation optimisée grâce aux données

• Analyse des présences : Le scanning nous permet de collecter des données précises sur le taux de participation, les absences, et le profil des participants. Ces informations sont essentielles pour mieux comprendre vos attentes et adapter nos événements.
• Prévisions plus justes : Grâce à ces données, nous pouvons ajuster les capacités, les ressources, et les services nécessaires pour nos prochains événements.
• Amélioration continue : Une base de données fiable nous aide à identifier les points à améliorer, garantissant ainsi des événements de plus en plus performants et adaptés à vos besoins.

Comment ça fonctionne ?

1. À l’arrivée : Scannez votre badge ou ticket dès votre entrée pour enregistrer votre présence.
2. Au départ : Scannez à nouveau pour confirmer votre sortie.

Votre collaboration est essentielle

En respectant cette procédure, vous nous aidez à :

1. Garantir votre sécurité et celle des autres participants.
2. Éviter des erreurs de facturation et des interventions administratives coûteuses.
3. Optimiser la qualité de nos futurs événements grâce à des données fiables.

Le scanning, un protocole obligatoire

Quel que soit votre statut — orateur, partenaire, invité, membre ITAA ou non-ITAA —,

le scanning à l’arrivée et au départ est un protocole obligatoire

lors des événements organisés par la CBC Namur Luxembourg.
Votre inscription à nos conférences implique l’acceptation de cette procédure indispensable.

Merci de votre compréhension et de votre coopération !